Az adóbevallást és az annak elkészítését alátámasztó dokumentumokat a benyújtás után sem érdemes kidobni, mivel azokra később – például önellenőrzés vagy adóhatósági vizsgálat során – még szükség lehet. Cikkünkben bemutatjuk, hogy meddig kell megőrizni az adóbevallást és a hozzá kapcsolódó iratokat.
Az adóbevallást és a bevallásban szereplő adatokat igazoló bizonylatokat az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizni, ami általában annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év, amelyben az adóbevallást be kellett nyújtani. A határidőt tehát nem a bevallás tényleges benyújtásától és nem is a jövedelem megszerzésének napjától kell számítani. Emellett vannak olyan iratok is, amelyeket egészen a nyugdíjba vonulásig meg kell tartani.
Honnan kell számítani az öt évet?
Az a kijelentés, hogy az adóbevallást öt évig meg kell őrizni, igaz ugyan, ám nem túl pontos meghatározás, mivel az elévülési idő nem az adóbevallás benyújtásának napjától számítandó. A vonatkozó szabályozás úgy rendelkezik, hogy a határidőt az adóbevallás benyújtása évének az utolsó napjától kell számítani, ez pedig akár majdnem hat év is lehet – eddig az időtartamig ellenőrizheti az adózókat a Nemzeti Adó- és Vámhivatal.
A kapcsolódó iratokat is érdemes megőrizni
Fontos tudni, hogy a NAV által elkészített e-szja-tervezet elfogadása nem mentesít az iratok megőrzési kötelezettsége alól. Amennyiben az adózó adókedvezményt érvényesít, meg kell őriznie a jogosultságot igazoló dokumentumokat. A munkáltatói igazolásokat és bérpapírokat sem szabad idő előtt kidobni, ezeket érdemes egészen a nyugdíjba vonulásig megtartani, ugyanis a nyugdíj megállapításánál kialakult vita esetén, de akár egy állami nyilvántartásból hiányzó időszak miatt is bizonyító erejűek lehetnek ezek az iratok a szolgálati időt és az elszámolt jövedelmeket illetően.
A céges iratokat tovább kell őrizni
Fontos, hogy a vállalkozók ne keverjék össze a céges irataikat a magánszemély mivoltukhoz kapcsolódó iratokkal, cég esetében ugyanis, az ötéves megőrzési idő nem biztos, hogy minden esetben érvényes. A vonatkozó jogszabályok alapján a cégek könyvelési anyagait, a bizonylatokat, a banki kivonatokat, a bejövő és a kimenő számlákat, továbbá a rontott szigorú számadású bizonylatokat minimum nyolc évig őrizni kell.
Van-e kivétel a büntetés alól?
Amennyiben az adózó a kötelező megőrzési időn belül semmisíti meg az adóbevallást alátámasztó iratokat, illetve bizonylatokat, büntetésre számíthat. Egy esetleges ellenőrzés során a hiányzó dokumentumok miatt magánszemélyek és cégek esetében egyaránt mulasztási bírságot szabhat ki a hatóság, melynek összege akár 2 millió forint is lehet. Türelmi idő és figyelmeztetés ebben az esetben nincs, és amennyiben ez nem először fordul elő, a bírság akár meg is duplázódhat. Biztos, ami biztos alapon érdemes külön mappákban lefűzni az adóévekhez kapcsolódó dokumentumokat: az adóbevallást, a számlákat, valamint az adókedvezményhez kapcsolódó igazolásokat és orvosi papírokat. A bérpapírok megléte is rendkívül fontos például az állami nyugdíj megállapítása során.
Van olyan irat is, amit tovább kell őrizni
Célszerű tehát az adóbevallást és a hozzá kapcsolódó minden dokumentumot szigorúan megőrizni. Fontos arra is figyelni, hogy bizonyos esetekben az elévülési idő megszakadhat vagy meghosszabbodhat, egyes iratokra pedig akár tízéves megőrzési idő is vonatkozhat. Ha az adózó bizonytalan a megőrzési határidőkben, ne semmisítse meg automatikusan a határidő lejártakor az iratokat, hanem nézzen utána a szabályoknak pontosan.